תוכנות ניהול חשבונות באינטרנט

תוכנות ניהול חשבונות באינטרנט – חסכון בזמן כסף וכאבי ראש

בעבר, כל אחד רשם את החשבוניות והקבלות שלו באופן ידני, ביצע רישום ידני של דו"חות הכנסות והוצאות של העסק וביצע פעולות נוספות בתחום ניהול החשבונות באופן ידני. כיום, המצב שונה לחלוטין, שכן כל אחד בוחר לעצמו את אותה תוכנה שמתאימה לו מבין רשימת אותן תוכנות ניהול חשבונות באינטרנט.

 תוכנות ניהול חשבונות- מה זה אומר?

הטכנולוגיה התקדמה בצעדי ענק דבר שהשפיע גם על עולם המחשבים. דבר זה בא לידי ביטוי בכך שרוב האנשים כיום משתמשים באינטרנט לביצוע עסקאות מקומיות ועסקאות בינלאומיות. רוב העצמאים, בעלי העסקים הקטנים ובינוניים, חברת הענק וארגונים שונים משתמשים בשירותיהן של תוכנות ניהול חשבונות באינטרנט, כלומר בהנהלת חשבונות אונליין. רוב התוכנות אינן מותקנות על מחשב אלא על שרת ייעודי של מפתחת התוכנה, דבר שמאפשר גיבוי נתונים מהיר, אבטחת מידע גבוהה וחסכון בכוח אדם וזמנים. השימוש בתוכנה זו נעשה בקלות והיא אינה מעמיסה על המחשבים של החברה וזאת משום שכל הפעולות מבוצעות בצורה מקוונת. נכון להיום ניהול חשבונות ממוחשב מאפשר מסדי נתונים בהיקף ענק, גיבוי של כל הנתונים, הצגת פלט תוצאות שאילתא מהיר לגבי היסטוריית לקוחות ופעולות קודמות, הפקת חשבוניות ודו"חות ופעולות נוספות. כיום, השאלה היא לא 'האם כדאי להשתמש בתוכנת ניהול חשבונות?' אלא 'באיזו תוכנה כדאי לנו לבחור?'

 תוכנות ניהול חשבונות – פונקציות עיקריות

תוכנות ניהול חשבונות באינטרנט מספקות לעסקים את המענה המושלם והמאובטח ביותר בתחום עולם הנהלת החשבונות. טרם הבחירה שלכם בתוכנה חינמית להנהלת חשבונות או בתוכנה שעולה סכום סמלי מדי חודש חשוב לוודא שמדובר על תוכנה שמתאימה לעסק שלכם בצורה הטובה ביותר. תוכנה זו צריכה לאפשר לכם  לבצע את כל הפעולות החשבונאיות בצורה קלה ומהירה, דבר שיכלול את שליחתם של כל המסמכים החשבונאים שלכם למנהל החשבונות או רואה החשבון שלכם באותו פורמט שמאושר ברשויות, שליחה של קבלות וחשבוניות ללקוחות באמצעות הדואר האלקטרוני והפקס, סליקה של כרטיס האשראי של הלקוחות, ניהול מאגר לקוחות ונתוני גביה בצורה מסודרת ועוד. הממשק חייב להיות נוח למשתמש והמחיר צריך להיות ריאלי. שימו לב, מדובר כאן על אחד הדברים החשובים ביותר בעסק שלכם, הנהלת החשבונות של העסק ולכן הבחירה חייבת להיות מוקפדת. דבר נוסף אותו יש לוודא טרם בחירת תוכנה לניהול חשבונות באינטרנט הוא שמדובר על תוכנה רשומה בהתאם לחוק במשרדים של רשות המיסים. לכל תוכנה חייב להיות מספר רישום. חשוב לדעת כי יש גם לימודי הנהלת חשבונות ואולי שווה לשקול לקחת קורס.

 היתרונות של תוכנת ניהול חשבונות

• זמינה- ניתן להקליד את שם המשתמש והסיסמה מכל מחשב בו יש חיבור לאינטרנט ולבצע את כל הפעולות החשבונאיות הדרושות לכם. ניתן לעבוד על התוכנה מישראל או מחו"ל ויש אפשרות לבחור את השעות הנוחות לכם לביצוע הפעולות. התוכנה זמינה לשימוש במשך כל שעות היממה.
• מעודכנת- תוכנות לניהול חשבונות תתעדכנה בצורה אוטומטית ולכן לא צריך לדאוג שמא יש הוראה חדשה מטעם משרד המיסים בנוגע למסמכי חשבונאות ומשום שאינכם מודעים לעניין, ביצעתם פעולה שגויה באמצעות התוכנה.
• מאובטחת- הגנה על כל המסמכים שלכם ובסיס הנתונים שכולל את הלקוחות ונתוני גביה והכנסות, חשובה מאוד. תוכנות להנהלת חשבונות באינטרנט בדרך כלל מגובות על ידי מערכות אבטחה מתקדמות בשרת ייעודי כל פרק זמן קצר.
• פונקציונאלית- התוכנה מאפשרת ממשק ידידותי למשתמש וביצוע כל הפעולות החשבונאיות הדרושות. במערכת יש אפשרות לבחור ולהשתמש במודולים שונים, כמו למשל מודול חשבוניות, מודול לקוחות, ספקים, מוצרים, הנהלת חשבונות ועוד.
• הרשאות- יש אפשרות למסלול של כמה מורשי שימוש במערכת.

לסיכום, אם גם אתם מעוניינים לסובב את המפתח ולהיכנס אל רשימת העסקים שמשתמשים בכלים החדשניים ביותר ומייעלים את הפונקציונאליות של העסק על ידי סדר, חסכון בזמן וחסכון בכסף, גם אתם מוזמנים למאמר הבא שיציג בפניכם "טעימות" מתוכנות הנהלת החשבונות המקוונות שמוצעות לעסקים קטנים כגדולים.